Politique de confidentialité

Date d’entrée en vigueur : 4 juin 2026

LUNA Occupational Therapy (« nous », « notre » ou « nos ») s’engage à protéger la vie privée, la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels et des renseignements personnels sur la santé qui lui sont confiés. La présente Politique de confidentialité (si-après la « Politique ») explique comment nous recueillons, utilisons, communiquons, conservons et protégeons les renseignements dans le cadre de la prestation de services d’ergothérapie et de l’exploitation de notre cabinet en Ontario, y compris notre site Web. La présente Politique constitue également notre Énoncé sur les pratiques relatives aux renseignements personnels sur la santé.

La présente Politique reflète nos obligations en vertu de la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (« LPRPS » ou « PHIPA ») à l’égard des renseignements personnels sur la santé en Ontario, ainsi qu’en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDE » ou « PIPEDA ») du Canada, lorsque celle-ci s’applique, notamment en ce qui concerne les renseignements personnels traités dans le cadre d’activités commerciales.

1. Qui sommes-nous et responsabilité

LUNA Occupational Therapy est un cabinet d’ergothérapie situé à Clarence-Rockland, en Ontario. En ce qui concerne les renseignements personnels sur la santé dont nous avons la garde ou le contrôle, nous agissons, le cas échéant, à titre de dépositaire de renseignements sur la santé aux fins de la LPRPS.

Nous sommes responsables des renseignements personnels et des renseignements personnels sur la santé dont nous avons la garde ou le contrôle. Nous avons désigné un Responsable de la protection de la vie privée chargé de superviser le respect de la présente Politique, de répondre aux questions et aux plaintes, ainsi que de traiter les demandes d’accès ou de correction.

Nous maintenons des politiques, des procédures et des mesures de protection conçues pour protéger les renseignements, limiter l’accès selon le principe du besoin de savoir et veiller à ce que les employés, entrepreneurs, sous-traitants et fournisseurs de services comprennent leurs obligations en matière de confidentialité et de protection de la vie privée.

Nous ne vendons ni ne divulguons les renseignements personnels ou les renseignements personnels sur la santé à des tiers.

2. Les renseignements que nous recueillons

Nous recueillons uniquement les renseignements raisonnablement nécessaires aux fins énoncées dans la présente Politique et autorisées par la loi. Selon les circonstances, cela peut comprendre :

Des renseignements d’identification et de contact, tels que votre nom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel, date de naissance et coordonnées d’une personne à contacter en cas d’urgence;
Des renseignements personnels sur la santé, tels que vos antécédents médicaux, les renseignements médicaux pertinents à la prestation des services, les résultats d’évaluations, les plans de traitement, les rapports, les notes cliniques et les dossiers de soins;
Les renseignements reçus de médecins, d’autres praticiens de la santé, d’aidants, d’écoles, d’employeurs, d’assureurs ou de membres de la famille lorsque vous y avez consenti ou lorsque la loi le permet ou l’exige;
Des renseignements relatifs à la facturation, aux paiements ainsi qu’aux assurances ou aux régimes d’avantages;
Des dossiers relatifs aux rendez-vous, aux communications et aux services; et
Des renseignements techniques recueillis par l’intermédiaire de notre site Web ou de nos services en ligne, tels que l’appareil utilisé, le navigateur, l’adresse IP et les données d’utilisation.

3. Comment nous recueillons les renseignements

Nous recueillons généralement les renseignements directement auprès de vous. Avec votre consentement, ou lorsque la loi le permet ou l’exige autrement, nous pouvons également recueillir des renseignements auprès de tiers, notamment des personnes agissant en votre nom, des professionnels référents, des assureurs, des membres de la famille, des écoles, des employeurs ou d’autres fournisseurs de services participant à vos soins ou aux modalités de paiement. Certains renseignements peuvent également être recueillis par l’intermédiaire de fournisseurs de services tiers, notamment des plateformes de gestion de clinique.

À titre de dépositaire de renseignements sur la santé, nous ne recueillerons pas de renseignements personnels sur la santé lorsque d’autres renseignements suffisent à atteindre l’objectif visé. De plus, nous ne recueillerons pas plus de renseignements personnels sur la santé que ce qui est raisonnablement nécessaire pour atteindre cet objectif.

4. Fins de la collecte, de l'utilisation et de la communication

We collect, use, and disclose information for purposes such as:

Fournir des évaluations en ergothérapie, des traitements, des consultations, des suivis et des services connexes;
Tenir des dossiers cliniques et administratifs;
Planifier les rendez-vous et communiquer avec les clients et leurs représentants autorisés;
Préparer des rapports, recommandations, factures et autres documents liés aux services;
Coordonner les soins avec d’autres fournisseurs de soins de santé et personnes autorisées;
Traiter les paiements et soumettre des demandes de remboursement auprès d’assureurs ou de régimes d’avantages lorsque cela est autorisé;
Exploiter, évaluer et améliorer nos services, systèmes et pratiques de gestion des risques;
Respecter les obligations légales, réglementaires, professionnelles, d’assurance et de tenue de dossiers; et
Toute autre fin autorisée ou exigée par la loi ou portée à votre connaissance au moment de la collecte ou avant celle-ci.

Nous limitons la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements à ce qui est raisonnablement nécessaire à ces fins, sauf lorsque la loi permet ou exige autrement.

5. Consentement

Nous obtenons votre consentement pour la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels et des renseignements personnels sur la santé, sauf lorsque la loi permet ou exige autrement. En sollicitant nos services, en nous fournissant des renseignements ou en autorisant d’autres personnes à nous fournir des renseignements en votre nom, vous consentez au traitement de vos renseignements aux fins décrites dans la présente Politique, sous réserve des lois applicables.

Vous pouvez refuser ou retirer votre consentement dans certaines circonstances en communiquant avec notre Responsable de la protection de la vie privée. Toutefois, cela peut limiter notre capacité à fournir des services ou à effectuer les activités demandées lorsque les renseignements sont nécessaires à ces fins.

Nous n’utiliserons ni ne communiquerons vos renseignements personnels ou vos renseignements personnels sur la santé à de nouvelles fins sans obtenir un consentement supplémentaire, sauf lorsque la loi le permet ou l’exige. Dans les cas où nous recueillons, utilisons ou communiquons vos renseignements personnels sur la santé sans votre consentement, nous ne le ferons que lorsque la LPRPS nous y autorise clairement.

6. Communication des renseignements

Nous pouvons communiquer des renseignements, lorsque cela est autorisé, permis ou exigé, aux personnes ou organismes suivants :

D’autres fournisseurs de soins de santé participant à vos soins;
Des assureurs, fournisseurs d’avantages sociaux ou tiers payeurs lorsque vous avez autorisé cette communication;
Des tuteurs, mandataires spéciaux, représentants légaux ou autres personnes légalement autorisées à agir en votre nom;
Des fournisseurs de services nous aidant à gérer le cabinet, à conserver les dossiers, à fournir des services informatiques, de prise de rendez-vous, de soins virtuels, de facturation, de traitement des paiements ou des services similaires;
Des organismes de réglementation professionnelle, vérificateurs, assureurs, conseillers juridiques ou autres conseillers lorsque cela est nécessaire; et
Des tribunaux, organismes d’application de la loi, organismes de réglementation ou autres parties lorsque la loi exige ou autorise cette communication.

Nous exigeons que les fournisseurs de services et autres tiers qui traitent des renseignements en notre nom les protègent au moyen de mesures de protection appropriées et les utilisent uniquement aux fins autorisées.

Nous pouvons également utiliser ou communiquer des renseignements dépersonnalisés, anonymisés ou agrégés lorsqu’ils ne permettent plus d’identifier une personne et lorsque la loi le permet.

7. Site web, témoins et services en ligne

Vous pouvez consulter certaines parties de notre site Web sans fournir de renseignements personnels. Notre site Web et nos services en ligne peuvent utiliser des témoins (« cookies ») et des technologies similaires afin d’améliorer leur fonctionnement, de comprendre leur utilisation, d’améliorer l’expérience utilisateur et de soutenir la sécurité et l’administration.

Nous pouvons utiliser des outils d’analyse Web ou d’autres services fournis par des tiers qui recueillent des renseignements techniques tels que l’adresse IP, le type de navigateur, les pages consultées, la date et l’heure d’accès ainsi que d’autres renseignements similaires relatifs à l’utilisation. La plupart des navigateurs permettent de gérer les témoins dans leurs paramètres, bien que leur désactivation puisse affecter le fonctionnement du site Web.

Notre site Web peut contenir des liens vers des sites Web ou plateformes de tiers. Nous ne sommes pas responsables des pratiques de confidentialité de ces tiers et vous encourageons à consulter leurs politiques de confidentialité.

8. Fournisseurs de services et traitement transfrontalier

Nous pouvons faire appel à des fournisseurs de services tiers, y compris notamment Jane App, pour l’entreposage des dossiers, les services infonuagiques, les technologies de l’information, la prise de rendez-vous, les communications, le traitement des paiements, les soins virtuels ou d’autres fonctions administratives et opérationnelles. Dans certains cas, les renseignements peuvent être stockés, traités ou consultés à l’extérieur de l’Ontario ou du Canada et être assujettis aux lois de ces territoires.

Lorsque nous faisons appel à des fournisseurs de services, nous prenons des mesures raisonnables afin de nous assurer qu’ils offrent un niveau de protection comparable au moyen de mesures contractuelles, techniques et organisationnelles adaptées à la sensibilité des renseignements.

9. Mesures de protection

Nous utilisons des mesures de protection administratives, physiques et technologiques adaptées à la sensibilité des renseignements afin de prévenir leur vol, leur perte ainsi que tout accès, utilisation, communication, copie, modification ou destruction non autorisés.

Ces mesures peuvent comprendre des contrôles d’accès fondés sur les rôles, des mots de passe et mécanismes d’authentification, le chiffrement lorsque cela est approprié, l’entreposage sécurisé, des pratiques de vérification et de surveillance, la formation du personnel, des obligations de confidentialité et des procédures de destruction sécurisée. Bien qu’aucun système ne puisse être totalement sécurisé, nous prenons des mesures raisonnables pour protéger les renseignements dont nous avons la garde ou le contrôle.

10. Conservation et destruction

Nous conservons les renseignements personnels et les renseignements personnels sur la santé uniquement pendant la période nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis ainsi qu’au respect des exigences légales, réglementaires, professionnelles, d’assurance et de tenue de dossiers applicables.

Lorsque les renseignements ne sont plus nécessaires, ils sont détruits, supprimés, anonymisés ou éliminés de manière sécuritaire conformément à nos pratiques de conservation et aux lois applicables.

11. Accès et correction

Sous réserve des lois applicables et de certaines exceptions limitées, vous pouvez demander l’accès aux renseignements personnels ou aux renseignements personnels sur la santé que nous détenons à votre sujet et demander la correction de renseignements inexacts ou incomplets. Nous pouvons vous demander de confirmer votre identité avant de répondre à votre demande.

Les demandes doivent être adressées par écrit à notre responsable de la protection de la vie privée. Nous y répondrons conformément aux exigences légales applicables. L’accès peut être limité lorsque la loi le permet ou l’exige.

12. Exactitude

Nous prenons des mesures raisonnables afin de veiller à ce que les renseignements personnels et les renseignements personnels sur la santé soient aussi exacts, complets et à jour que nécessaire aux fins auxquelles ils sont utilisés.

13. Incidents et atteintes à la vie privée

Si des renseignements personnels ou des renseignements personnels sur la santé sont perdus, volés, consultés, utilisés ou communiqués sans autorisation, nous mènerons une enquête, prendrons des mesures raisonnables pour limiter l’incident et réduire le risque de préjudice, et effectuerons toute notification, déclaration ou tenue de registre exigée par les lois applicables.

Plus précisément, nous signalerons au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada toute atteinte aux renseignements personnels présentant un risque réel de préjudice grave et nous aviserons les personnes concernées. De même, nous signalerons toute atteinte aux renseignements personnels sur la santé au Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario à la première occasion raisonnable lorsque cela est requis, et nous aviserons dans tous les cas les personnes concernées. Un registre de toutes les atteintes sera conservé.

14. Questions, préoccupations et plaintes

Toute question, préoccupation, demande d’accès, demande de correction ou plainte concernant nos pratiques de confidentialité peut être adressée à notre responsable de la protection de la vie privée aux coordonnées indiquées ci-dessous. Nous répondrons conformément aux exigences légales applicables.

Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse concernant des renseignements personnels sur la santé, vous pouvez déposer une plainte auprès du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario (« CIPVP ») en utilisant les coordonnées ci-dessous.

15. Modifications à la présente politique

Nous pouvons modifier la présente Politique de confidentialité de temps à autre afin de refléter des changements dans nos pratiques, nos technologies, les exigences légales ou nos activités commerciales. La version en vigueur sera fournie sur demande et, lorsque cela est applicable, affichée sur notre site Web.

16. Coordonnées

Pour obtenir de plus amples renseignements au sujet de notre politique de confidentialité et de nos pratiques relatives à l’information, veuillez communiquer avec :

Responsable de la protection de la vie privée
Jezlyn Lang
LUNA Occupational Therapy
Courriel : info@lunaot.com

Vous pouvez également communiquer avec le CIPVP concernant toute préoccupation relative aux renseignements personnels sur la santé :

Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario
2, rue Bloor Est, bureau 1400
Toronto (Ontario) M4W 1A8
Téléphone : 416-326-3333 ou sans frais : 1-800-387-0073
ATS : 416-325-7539
Télécopieur : 416-325-9195
Courriel : info@ipc.on.ca